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Von admin, 30. Januar 2023

Inhaltsverantwortung

 

Vorbedingung: Es wird eine neue PrOfi-Aufgabe „Ansprechperson Intranet“ geschaffen. Alle Dienststellen der Finanzverwaltung (ohne LBV und BLB) werden per Erlass/Verfügung angewiesen, diese Aufgabe innerhalb der Dienststelle zu vergeben.

 

Jedes Dokument erhält eine „Inhaltsverantwortliche Person“. Diese wird in Feld 1 („Person“) eingetragen und muss im aktuellen Personenverzeichnis der Finanzverwaltung existieren, ist also mit Name, EBK, Organisationseinheit und Aufgaben bekannt.

Feld 2 („Funktion“) ist ein Dropdown-Menü mit folgenden Optionen:

  • Organisationseinheit (z.B. Referat II B 5, Teilreferat Z 31, Sachgebiet 8)
  • ggf. weitere Organisationseinheit (bei Mischarbeitsplätzen)
  • örtlicher PR
  • örtliche SchwBV
  • BPR
  • BSchwBV
  • BJAV
  • HPR
  • HSchwBV
  • HJAV
  • Gleichstellungsbeauftragte
  • Sozialer Ansprechpartner
  • Sicherheitsbeauftragter
  • Datenschutzbeauftragter
  • Ergonomiebeauftragter

Die Organisationseinheit wird aus den Personalsystemen automatisch beigestellt und als verantwortliche Organisationseinheit in der Intranet-Datenbank abgelegt. Die übrigen Einträge sind abhängig davon, ob die Person tatsächlich eine oder mehrere der Aufgaben innehat, und werden ebenfalls in der Intranet-Datenbank abgelegt.

Es erfolgt ein wöchentlicher Abgleich der Intranet-Datenbank mit den Personalsystemen, ob die Person und die abgelegte Organisationseinheit bzw. die abgelegte Sonderfunktion zusammenpassen.

Sofern die inhaltsverantwortliche Person nun die Stelle wechselt bzw. die Sonderfunktion nicht (mehr) innehat und die Inhalte im Vorfeld nicht übergeben hat, läuft ein Workflow zur neuen Zuordnung:

Organisationseinheit

übrige Einträge

alle Dienststellen:

  • Benachrichtigung erfolgt nach Hierarchie (z.B. Referatsleiter II B 5, Referent Z 31, Sachgebietsleiter 8)
  • wenn kein Vorgesetzter ermittelt werden kann, wird die „Ansprechperson Intranet“ benachrichtigt

alle Dienststellen:
Benachrichtigung der „Ansprechperson Intranet“ zur weiteren Veranlassung (Finden und Eintragen einer neuen verantwortlichen Person), jedoch kein automatischer Übergang der Inhaltsverantwortung

 

Die „Ansprechperson Intranet“ fungiert auch als Back-Up z.B. bei Umstrukturierungen innerhalb der Dienststelle. 

 

 

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